Proceso de firma electrónica
Importante:
Esta funcionalidad
está disponible solo si tienes activo el paquete completo de gestión de firmas
electrónicas en SICO.
1. Acceso al módulo
de negocios
Inicia sesión en el CRM.
Dirígete al módulo de ventas y luego a "Negocios".
Selecciona el negocio al cual deseas asociar los documentos.
Recuerda: los documentos firmados quedarán vinculados al negocio que
selecciones, así que asegúrate de escoger el correcto.
2. Carga de
documentos para firma
Ingresa a la pestaña "Documentos".
Haz clic en “Cargar documentos para firma”.
Si utilizas plantillas o combinaciones de documentos desde SICO,
puedes generarlos con la información precargada y luego cargarlos
manualmente para la firma.
3. Añadir
documentos
Haz clic en “Añadir firmas”.
Carga uno o varios documentos desde tu equipo.
Si subes varios archivos, puedes ordenarlos utilizando las flechas
de desplazamiento para establecer el orden en que aparecerán.
4. Selección del
método de firma
Debes elegir cómo se enviarán las solicitudes de firma:
Por correo electrónico
Por WhatsApp
De forma personalizada para cada participante
Para cada persona puedes configurar validaciones específicas como:
OTP por correo o WhatsApp
Solicitud de fotografía de documento (cara frontal y trasera)
Validación con video
Solo validación por correo
5. Agregar
participantes
Debes incluir los participantes en el proceso de firma, clasificándolos
según su rol:
Firmantes
: personas que deben firmar el documento.
Aprobadores
: deben aprobar antes de que el documento sea
enviado a los firmantes.
Observadores
: reciben copia del documento firmado, pero no
intervienen en el proceso.
Puedes añadir varias personas por rol si es necesario.
6. Orden de firma
Si hay más de un participante, puedes activar el flujo secuencial:
Define el orden en que firmarán o aprobarán.
Si no activas esta opción, todos recibirán el documento al mismo
tiempo.
Arrastra los nombres para establecer el orden si es secuencial.
7. Ubicación de
campos en el documento
Coloca los campos de firma en el documento donde deben firmar los
usuarios.
Si el documento contiene varias páginas o hay múltiples documentos,
asegúrate de ubicar la firma en cada lugar correspondiente.
Puedes añadir campos adicionales como nombre, iniciales, ubicación
o fecha, si son necesarios.
8. Configuración
final del proceso
Asigna un nombre al documento que será almacenado en la
plataforma de AUCO.
Es recomendable usar ese mismo nombre como asunto del correo
que recibirán los firmantes.
Configura la vigencia del documento:
Puede ser de 3 días, 1 semana, 2 semanas, 3 semanas, 1 mes, o sin
vencimiento.
Una vez vencido, deberá generarse un nuevo proceso.
Configura la frecuencia de los recordatorios:
Puedes elegir entre cada 3, 6, 12, 24 o 48 horas.
9. Confirmación y
envío
Revisa todos los detalles del proceso (documentos, orden,
participantes).
Haz clic en “Continuar” (este paso consume el crédito).
Haz clic en “Finalizar” para registrar el proceso en el
historial del negocio.
Nota: Si no finalizas el proceso, no quedará registrado correctamente en
el sistema.
10. Proceso de
firma del participante
El participante recibe un correo con el acceso al documento.
Acepta el manifiesto y accede al contenido.
Firma el documento utilizando una de las siguientes opciones:
Dibujar la firma
Simular manuscrito
Cargar imagen con la firma
Completa los campos adicionales solicitados (como iniciales o
nombre).
Verifica su identidad usando el código OTP que recibe en su correo.
Finaliza su proceso de firma.
11. Resultado final
Todos los firmantes, aprobadores y observadores recibirán una copia
del documento firmado.
El historial del negocio en SICO mostrará el estado del proceso
como "Finalizado".
El documento incluirá un certificado de firma que valida
todo el proceso.
Recomendaciones
finales
Para documentos largos (más de 5 páginas), es recomendable
convertirlos a PDF antes de cargarlos para evitar problemas de
formato.
Verifica bien todos los pasos antes de enviar y firmar.
Siempre da clic en “Finalizar” para que el proceso quede
correctamente guardado.